守備範囲が広がる事務職・スタッフ部門

これまでいわゆる事務職・スタッフ部門で働いていた方は、営業部門のように直接的に売上を上げることが難しいため、どうしても成果が見えにくい状況にありました。与えられた業務を粛々と進めることを求められていたがゆえに「現状を変えよう」という意識が薄くなりがちでした。

近年多くの組織では、経営環境の変化によって一般事務職の方がお客さまへの初期対応をするなど営業活動の一部を担うようになったり、生産ラインや物流部門との間の調整を任されるなど、守備範囲が広がっています。労働生産力や売上が伸び悩む組織では、利益確保のために販売管理費部門の費用を大幅に圧縮させる必要があるのです。今まさに、事務職・スタッフ部門で働くメンバーの取り組み姿勢を大きく転換させなければいけないときといえます。

顧客満足の視点や生産性の向上が求められる

たとえ直接お客さまと顔を合わせることがなくとも、常に顧客満足度を考えて行動すること、利益を残すために徹底的にムダを無くして生産性を上げること、これまでのように時間をかけずとも専門的な知識や業務のノウハウを短期間で身につけることが急がれます。

インソースでは事務職向けのビジネスマインド研修をはじめとして、事務所の中でできる身の回りの業務改善、素早く効果的な資料を作るスキルを身につける研修など、多種多様なプログラムを開発しています。組織のお悩みやご要望に合わせ、最適なプランをご提案します。

お客さま・営業職や生産部門視点でものごとをとらえる

事務職・スタッフ部門で長く働いていると、目の前の書類の処理や電話応対に終始することが増え、自分たちの都合でものごと捉えてしまいがちです。しかし、困ってご連絡をくださるお客さまや、売り上げ目標達成のために屋外で営業活動を行う営業担当者、納期に間に合うよう昼夜を問わず生産ラインを稼働させている生産部門メンバーなどの立場を忘れてはいけません。自分の応対がＣＳ向上につながり、結果として組織の評価を上げること、社内の他部門の仕事が少しでも楽になるように立ち回ることで、組織全体の活動が活性化されるという意識を醸成します。

コスト削減・業務の効率化で利益に貢献する

事務職が直接的に売上を上げることは少ないかもしれませんが、コスト削減・業務の効率化することで、組織の利益に貢献できます。ファイリングやミス防止、タイムマネジメント教育によって、事務職なりの業務改善をすすめ、生産性向上への参画を進めます。
事務処理のスピードアップに直接寄与するＥｘｃｅｌやＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔスキルの習得もおすすめです。

円滑かつ正確に事務業務を遂行するため必要なコミュニケーションスキルの習得

事務職は社内・社外とのコミュニケーションが多く発生する仕事です。そのため、相手の話の意図や目的を正確に聞き取る力や、自分が伝えたいことをわかりやすく相手に伝えるスキルが欠かせません。書類の再作成の依頼や提出物の督促といった場面では、相手への配慮や気遣いを表現しながらも行動変容を促すテクニックが求められます。

オフィス実務の基本を身につける

経理・人事・総務などの職種では、職種に応じた専門知識・スキルが必要ですが、現場で仕事をしながら覚えるのが一般的です。そのため、新しく業務に就いた方は、体系的に知識を身につける機会がなく、往々にして業務に不安を感じています。一方、オフィス実務を一から教えることは、教える側にとっては大きな負担です。インソースではオフィス実務の基本を習得できる「ビジネス実務講座」を異業種交流型の公開講座で実施しています。データ入力・経理・人事などの実務の勘所を１日で学べるプログラムです。

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